Recepcionista

Job DescriptionBackgroundEl PNUD se compromete a lograr la diversidad de la plantilla en términos de género, nacionalidad y cultura. Se anima igualmente a las personas pertenecientes a grupos minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad a que presenten su candidatura. Todas las candidaturas serán tratadas con la más estricta confidencialidad.El PNUD no tolera la explotación y el abuso sexuales, ningún tipo de acoso, incluido el acoso sexual, ni la discriminación. Por ello, todos los candidatos seleccionados se someterán a rigurosas comprobaciones de referencias y antecedentes.El PNUD es la principal organización de las Naciones Unidas en la lucha para poner fin a la injusticia de la pobreza, la desigualdad y el cambio climático. Trabajando con nuestra amplia red de expertos y socios en 170 países, ayudamos a las naciones a construir soluciones integradas y duraderas para las personas y el planeta. Más información en undp.org o síganos en @UNDP.En Venezuela, se cuenta con una oficina en donde tienen sus sedes nacionales varios organismos de las Naciones Unidas como, el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), el Programa de Voluntarios de las Naciones Unidas (VNU), El Programa de Pequeñas Donaciones (PPD).Duties And ResponsibilitiesRecibir y anunciar a los visitantes que ingresen a las instalaciones de la oficina, asegurandose que serán recibidos por el funcionario solicitante. Proporcionar información a visitantes y redireccionar sus consultas en caso de requerirlo.Gestionar el proceso y logística de reservación y entrega de la sala de reuniones y brindar apoyo para gestionar el ingreso de los proveedores al edificio.Recibir y despachar correspondencia puntual en el área de la recepción, así como la entrega de correspondencia a jubilados y agencias del SNU.Apoyar a la Asistente Administrativa de PNUD en la solicitud de información relacionada con proveedores (cotizaciones, contactos, cuadros comparativos, solicitud de pagos).Mantener actualizado el repositorio de documentos de la oficina en la plataforma correspondiente.Gestión eficiente, cordial y oportuna de las comunicaciones telefónicas. Operar la central telefónica, citófono. Contestar con cordialidad y agilidad, y transferirla a la persona solicitada de forma inmediata.Otras actividades que se requieran en este ámbito.CompetenciesCompetencias OrganizacionalesLograr resultados: Nivel 1: Planifica y monitorea su trabajo, presta atención a los detalles, entrega un trabajo de calidad dentro del plazo establecido.Pensar de forma innovadora: Nivel 1: Apertura a ideas creativas. Soluciona los problemas de forma pragmática y con mejora continua.Aprender continuamente: Nivel 1: Mentalidad abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, solicita retroalimentación.Adaptarse con Agilidad: Nivel 1: Se adapta al cambio, maneja constructivamente la ambigüedad e incertidumbre, muestra flexibilidad.Actuar con determinación: Nivel 1: Muestra interés y motivación, es capaz de desempeñarse con calma en situaciones bajo presión, muestra confianza en sí mismo.Comprometerse y Asociarse: Nivel 1: Demuestra compasión y comprensión hacia los demás, forma relaciones positivas.Facilitar la diversidad e Inclusión: Nivel 1: Valora y respeta las diferencias, tiene presente los prejuicios inconscientes y confronta la discriminación.Competencias Interfuncionales y TécnicasAdministración y OperacionesGestión de registro y correspondencia: Capacidad de recopilar, registrar, mantener y enviar correo y valija del PNUD; capacidad de gestionar archivos.Gestión empresarialComunicación: Capacidad para comunicarse de manera clara, concisa e inequívoca tanto a través de la comunicación escrita como verbal; para adaptar los mensajes y elegir los métodos de comunicación en función de la audiencia. Capacidad de gestionar las Comunicaciones de forma interna y externa, a través de los medios de comunicación, las redes sociales y otros canales adecuados.Satisfacción del cliente – Gestión de cliente: Capacidad para responder de manera oportuna y adecuada con un sentido de urgencia, brindar soluciones consistentes y entregar resultados y/o soluciones oportunas y de calidad para cumplir y comprender las necesidades reales de los clientes. Proporcionar insumos para el desarrollo de la estrategia de servicio al cliente. Buscar formas de agregar valor más allá de las solicitudes inmediatas de los clientes. Capacidad para anticipar las próximas necesidades e inquietudes del cliente.EducaciónRequired Skills and ExperienceTítulo de Bachiller (requerido). Se requiere educación secundaria completa. Se tendrá debidamente en cuenta la titulación universitaria en administración, relaciones públicas, relaciones industriales o cualquier otra área relacionada en ciencias sociales y humanidades.ExperienciaSe requiere un mínimo de 3 años (con título de bachillerato) o 1 año (con título de licenciatura) de experiencia en cargos similares.Habilidades RequeridasConocimientos básicos de computación Microsoft Office, manejo plataforma virtual teams, zoom, manejo de agendas, control de visitante, accesos, etc.Manejo de equipo de oficinas: fotocopiadoras, escáneres, teléfonos y otros.Organización y gestión del tiempo.Confidencialidad.Puntualidad.Orientación al cliente.Flexibilidad y adaptabilidad.Habilidades sociales: Ser amable, cortés y profesional en todo momento. La empatía y la capacidad de establecer relaciones positivas son fundamentales.Habilidades DeseadasAptitudes para trabajar bajo presión.Obteniendo resultados de calidad.Apertura al cambio y habilidad para enfrentar situaciones complejas.Integridad, Transparencia, profesionalismo, rendición de cuentas, etc.Idioma (s) Requerido(s)Idioma español hablado y escrito.Se valorará el conocimiento de otro idioma de la ONU.Documentos Que Deben Ser Presentados Por Los PostulantesFormulario P11, que indique los cargos anteriores y sus principales funciones, duración (meses/años), competencias/habilidades, así como detalles del tipo de contrato, datos de contacto (correo electrónico y número telefónico) del candidato.La Unidad de Contratación puede solicitar ("ad hoc") cualquier información o documento relevante para evaluar la experiencia, por ejemplo: reportes, presentaciones, publicaciones u otros.Equal opportunityAs an equal opportunity employer, UNDP values diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate and, as such, we encourage qualified applicants from all backgrounds to apply for roles in the organization. Our employment decisions are based on merit and suitability for the role, without discrimination.UNDP is also committed to creating an inclusive workplace where all personnel are empowered to contribute to our mission, are valued, can thrive, and benefit from career opportunities that are open to all.Sexual harassment, exploitation, and abuse of authorityUNDP does not tolerate harassment, sexual harassment, exploitation, discrimination and abuse of authority. All selected candidates, therefore, undergo relevant checks and are expected to adhere to the respective standards and principles.Right to select multiple candidatesUNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.Scam alertUNDP does not charge a fee at any stage of its recruitment process. For further information, please see www.undp.org/scam-alert.
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