Pasante - Contaduría Publica

PROPÓSITO GENERAL:
Garantizar la gestión integral y eficiente de los procesos contables y financieros de la empresa, brindando apoyo contable al área de producción, gestionando la facturación y cuentas por cobrar, manteniendo registros contables precisos, realizando conciliaciones y cierres contables oportunos, y proporcionando información financiera relevante para la toma de decisiones estratégicas, asegurando el cumplimiento de las normativas vigentes y contribuyendo a la optimización de los costos y la rentabilidad de la empresa.

FUNCIONES / ACTIVIDADES:
1. Apoyo en área de producción:

• Revisar y actualizar los instructivos de los procesos productivos de las maquinas.

• Mantener actualizado diariamente, los informes de scrap de todos los procesos.

• Mantener actualizado diariamente, los cuadros de los consumos de todas las máquinas del proceso productivo.

• Imprimir cada vez que sea requerido, las etiquetas para fardo, o cualesquiera otras indicadas por el superior inmediato.

• Cargar en el SAP los consumos en producción.

• Declarar en el sistema SAP los productos terminados.

• Conciliar y ajustar los inventarios de producto en proceso, en sistema con el físico.

• Diseñar e implementar cuadro de consumos de adhesivo.
2. Facturación:

• Generación y emisión de facturas:

• Emitir facturas electrónicas o en papel, según las preferencias del cliente y los procedimientos de la empresa.

• Realizar la inclusión de nuevos clientes en el SAP con todos los datos y parámetros requeridos, de acuerdo con la información recibida del área Comercial, verificando la recepción de los requisitos mínimos establecidos para su creación y manteniendo el archivo digital de tales soportes.

• Velar por el resguardo y la disponibilidad de forma libre para emisión de facturas, informar sobre los requerimientos necesarios al área de Compras.

• Velar que la facturación emitida cumpla con todas las formalidades legales exigidas en materia fiscal, igualmente con las condiciones previamente acordadas con el cliente.

• Realizar la emisión de facturas diarias correspondientes a los despachos programados, cotejando la información recibida del área Comercial y el área de Logistica, en cuanto a unidades solicitadas y producidas, precio de venta, nota de entrega efectiva y transporte de la mercancía. Informar al área de Comercial sobre las facturas emitidas a fin de que los Clientes tengan disponibilidad inmediata de las mismas.

• Mantener en orden correlativo el archivo físico de las facturas emitidas (correlativo fiscal).

• Realizar las Notas de Debito y/o Notas de Crédito que apliquen según los casos específicos de facturación y clientes.

• Control de cuentas por cobrar y pagar:

• Realizar seguimiento de las facturas pendientes de pago, enviando recordatorios a los clientes y gestionando los cobros.

• Mantener actualizados los registros de las cuentas por cobrar, identificando los pagos recibidos y los saldos pendientes.

• Generar informes requeridos sobre el estado de las cuentas por cobrar, identificando los clientes con pagos atrasados haciendo propuestas de medidas necesarias para recuperar los fondos.

• Realizar las Notas de Debito solicitadas por el cliente y aprobadas por la Presidencia, referidas a diferenciales cambiarios aplicados en los cobros de las facturas.

• Realizar a los Clientes las Notas de Crédito autorizadas por Presidencia.

• Revisión de Libros de Compras y Ventas por periodos de imposición, informar al área de Cuentas por pagar e Impuestos cualquier disparidad determinada para el cálculo de Declaración IVA.

• Registro de pagos a proveedores y gastos clasificados según la codificación contable de la empresa y aplicación de estos para conciliación de saldos.

• Realizar conciliaciones de cuentas auxiliares de impuestos, costos y gastos.

• Realizar conciliaciones bancarias.

• Registrar y conciliar las operaciones contables de la empresa, realizar las actividades administrativas inherentes al área y de apoyo en otras áreas según requerimiento.

• Realizar la facturación diaria, notas de débito y/o crédito, registro de ingresos y seguimiento a la cobranza efectiva, registro de pagos a proveedores y gastos, conciliaciones de cuentas auxiliares, caja chica y bancos en cumplimiento con los procedimientos establecidos.
3. Gestión de inventario:

• Participar activamente en la toma física de Inventario periódico.

• Recibir y postear los conteos respectivos y cotejar con sistema la congruencia de las cantidades.

• Informar a Costo y Presupuestos las diferencias existentes.

• Mantener el archivo físico de los inventarios.
4. Gestión de Documentación de Expedientes de Importación:

• Recibir del área de Logística la documentación entregada por parte del Agente Aduanal correspondiente a la importación realizada (al momento de recepción y chequeo de los contenedores de la materia prima importada).

• Solicitar y recibir de Impuestos y Cuentas por pagar toda la documentación registrada referida a cada expediente de importación.

• Recibir del Agente Aduanal el sobre contentivo de las facturas originales de cada expediente de importación.

• Cotejar y conciliar cada una de las facturas del expediente de importación (compra, impuestos y gastos).

• Mantener actualizado el auxiliar de importaciones, detallando cada factura contenida en el expediente, verificando que estén debidamente registradas en el Libro de Compras y su respectiva clasificación contable, aportar los registros faltantes e informar a Impuestos y Cuentas por Pagar, en caso de que falte su inclusión en sistema, cerrar el expediente de importación en el módulo de compras, precio de entrega.

• Mantener el archivo físico de las facturas originales por cada expediente de importación.
5. Registro y clasificación de transacciones:

• Asientos contables:

• Registrar todas las transacciones financieras de la empresa, incluyendo ventas, compras, pagos, cobros y otros movimientos de dinero.

• Clasificar las transacciones en las cuentas contables correspondientes, siguiendo el plan de cuentas de la empresa y los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA).

• Asegurar la precisión y la integridad de los registros contables, verificando la documentación de respaldo y corrigiendo posibles errores.

• Gestión de documentos:

• Mantener un archivo organizado de todos los documentos contables, como facturas, recibos, comprobantes de pago y extractos bancarios.

• Digitalizar y almacenar los documentos contables de forma segura, garantizando su disponibilidad y confidencialidad.

• Revisión de Libros de Compras y Ventas por periodos de imposición, informar a Impuestos y Cuentas por pagar cualquier disparidad determinada para el cálculo de Declaración IVA.

• Registro de pagos a proveedores y gastos clasificados según la codificación contable de la empresa y aplicación de estos para conciliación de saldos.

• Realizar conciliaciones de cuentas auxiliares de impuestos, costos y gastos.

• Realizar conciliaciones bancarias.

• Cierres contables:

• Realizar los cierres contables mensuales y anuales, ajustando los saldos de las cuentas y preparando los estados financieros.

• Calcular y registrar las depreciaciones de los activos fijos, las provisiones para cuentas incobrables y otros ajustes contables.

• Generar los estados financieros básicos, como el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo.

• Realizar el cierre contable mensual, mediante la conciliación y el análisis de cuentas y la reclasificación de gastos en caso de ser necesario, a fin de garantizar la preparación de estados financieros acordes a la situación financiera de empresa.
6. Análisis e informes financieros:

• Análisis de estados financieros:

• Analizar los estados financieros para evaluar la situación financiera y el desempeño de la empresa.

• Elaborar informes financieros para la Presidencia, resumiendo los resultados del análisis y presentando recomendaciones.

• Informes para entidades externas:

• Preparar informes financieros para entidades externas, como bancos, auditores y autoridades fiscales.

• Asegurar el cumplimiento de las normativas contables y fiscales vigentes.
7. Control interno y cumplimiento:

• Control interno:

• Implementar y mantener un sistema de control interno para proteger los activos de la empresa y prevenir fraudes.

• Revisar y evaluar los procedimientos contables, identificando posibles riesgos y proponiendo mejoras.

• Cumplimiento fiscal:

• Asegurar el cumplimiento de las obligaciones fiscales de la empresa, calculando y presentando las declaraciones de impuestos correspondientes.

• Mantenerse actualizado sobre las normativas fiscales y contables, participando en las formaciones.
8. Colaborar con cualquier actividad asignada por los colaborados del mismo departamento.

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