Coordinador/a de Sub-Oficina

Resumen De La PosiciónEl propósito de la posición de Coordinador/a de Sub-Oficina es representar y gestionar las acciones de HIAS en el Estado Zulia, respecto a la implementación programática, presupuestal, de recursos humanos, seguridad, logística, administrativa, y el monitoreo y reporte de las actividades de los proyectos, de acuerdo con los objetivos, políticas, lineamientos y procedimientos de la organización.Funciones EsencialesContribuir proactivamente a la elaboración/actualización de la estrategia de HIAS, así como, en su promoción e implementación en el Estado Zulia.Asegurar y coordinar la ejecución adecuada de las actividades y presupuestos de los proyectos de HIAS, de acuerdo con los criterios, lineamientos y las metodologías establecidas por la organización, bajo la supervisión de la Gerencia de Programas.Promover y asegurar que las políticas y procedimientos de financieros, operativos, de recursos humanos y, tecnología se llevan a cabo de acuerdo a lo establecido por la organización, facilitando la implementación de las actividades.Coordinar y supervisar al personal de las sub-oficinas de HIAS (personal técnico, administrativo, operativo), gestionar su desempeño y promover su capacitación.Coordinar la planeación de actividades y monitorear la ejecución programática y presupuestal de los proyectos asignados a la localidad, participando en las actividades y revisando registros/expedientes, y otros medios de verificación de las actividades.Liderar y orientar programáticamente al personal sobre los proyectos en ejecución en la localidad, así como, realizar retroalimentación y recomendaciones sobre la implementación de actividades y servicios.Informar al equipo sobre el presupuesto asignado a las sub-oficinas y garantizar que se ejecuta en tiempo y forma, alineado a las actividades programáticas y requerimientos administrativos/operativos, para el cumplimiento de objetivos y alcance de las metas.Revisar y garantizar que la información cuantitativa y cualitativa registrada, recolectada y reportada de las actividades de los proyectos ejecutados en la localidad es de calidad y sigue los lineamientos de la organización.Elaborar los reportes de gestión y actividades de acuerdo a los requerimientos organizacionales y de los donantes, garantizando su veracidad y calidad.Identificar e informar a la Gerencia de Programas sobre las acciones de mejora o ajustes necesarios en la ejecución de las actividades y del personal bajo su supervisión en la localidad.Realizar verificaciones de gestión administrativa, financiera y operativa en la sub-oficina, asegurando que se siguen los procedimientos en los plazos establecidos y se cuentan con los soportes (internos y externos) dentro de los plazos establecidos.Liderar reuniones de equipo y realizar seguimiento a los temas acordados.Coordinar proactivamente con las distintas áreas de la organización la gestión de temas programáticos (áreas técnicas de programas), operativos, de recursos humanos y administrativos.Reportar a la Gerencia de Programas y a los Departamentos correspondientes las necesidades operativas (adquisiciones, inventario, flota, mobiliario, etc), administrativas, financieras y necesidades de las sub-oficinas y del personal (formación, oficina, otros) para su respuesta o solución.Verificar el registro y control de inventarios de activos fijos de las oficinas bajo su supervisión, realizado por el área administrativa.Asegurar con el apoyo del departamento de Seguridad y la Gerencia de Programas, que el personal bajo su supervisión cumple la Política de Seguridad y procedimientos de seguridad de la organización.Promover y velar por que las actividades y acciones de la organización y del personal en la localidad se alineen al código de conducta, políticas de salvaguarda (PEAS, infancia), política Anticorrupción, política Antidiscriminación de HIAS y a los principios humanitarios.Proveer información clave de seguridad de la localidad a la oficina nacional y reportar de forma contingente cualquier incidente de seguridad y riesgo del equipo y oficinas bajo su coordinación.Representar a la organización en espacios de coordinación interinstitucional, mantener relaciones con instituciones públicas, autoridades, organizaciones no gubernamentales, organizaciones locales, entre otros actores claves.Participar en los procesos de selección, inducción y capacitación del personal a su cargo.Promover el trabajo en equipo y un ambiente de confianza y respeto mutuo.Cualquier otra función requerida en su desempeño para el alcance del objetivo de la posición.Cualificaciones y RequerimientosProfesional en Ciencias Sociales y afines.Estudios de 4to nivel en gestión de proyectos, ciencias sociales (deseable).Experiencia de 4 años en la coordinación e implementación de proyectos/programas en el contexto humanitario/ámbito social, con ONGs, organizaciones de la sociedad civil, agencias de Naciones Unidas u otras organizaciones similares.Experiencia en las responsabilidades del cargo, en la coordinación e implementación proyectos sociales, psicosociales, de protección, entre otros, con poblaciones y comunidades vulnerables.Experiencia en la ejecución de proyectos y programas dirigidos a personas con necesidades específicas y condiciones de vulnerabilidad, con enfoque centrado en la persona, de edad género y diversidad y estándares de protección en la acción humanitaria.Conocimientos informáticos bajo sistema Windows, Office de Microsoft (Excel, Word, Power-Point), Bases de Datos, correo e Internet.Experiencia en gestión de equipo y personal: asignación de tareas, gestión del tiempo y supervisión de responsabilidades.Habilidades de liderazgo, capacidad analítica, de organización y para trabajar bajo presión.Habilidades para trabajar en equipo lograr consensos.Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.Habilidades interpersonales, para establecer trabajo colaborativo y alcanzar consensos.Disponibilidad para viajar (50%).Proceso De SelecciónHIAS está comprometida con un proceso de selección justo y respetuoso, y hace su mejor esfuerzo para responder a cada candidato/a. Priorizamos la comunicación y transparencia con todos/as los/as candidatos/as, incluso aquellos que no avanzar en el proceso. A continuación, se describe un resumen del proceso de selección:Presentar/enviar su aplicaciónConversación telefónica inicial con un/a reclutador/aAplicación de Prueba Técnica o PsicolaboralEntrevista con el/la líder del proceso/Panel de empleados/as de HIAS (virtual o presencial)Comprobación de referenciasOfertaEmpieza tu viaje profesional con HIASNota: Algunos de nuestros procesos de selección y contratación variar y no todos los/as candidatos/as avanzarán a cada paso.HiasHIAS es una comunidad de aprendizaje, comprometida con la diversidad y la inclusión. Hacemos nuestro trabajo con integridad, rendición de cuentas, transparencia y con compromiso, con los más altos estándares éticos. Buscamos empleados de diversos orígenes y experiencias de vida para unirse a nuestros equipos. Se alienta a postularse a personas con discapacidades, personas de la comunidad LGBTQ+ y personas con experiencias de desplazamiento forzado o inmigración. Estamos comprometidos a construir una fuerza laboral diversa que refleje nuestra visión, misión y valores.VisiónHIAS representa un mundo en el que los refugiados encuentran acogida, seguridad y oportunidades.MisiónBasándose en nuestros valores e historia, HIAS brinda servicios vitales a personas refugiadas y solicitantes del estatus de refugiado en todo el mundo, y aboga por sus derechos fundamentales para que puedan reconstruir sus vidas.VALUES: Acogimiento, Justicia, Empatía, Compañerismo, Coraje, ResilienciaDiversidadHIAS está comprometida con un lugar de trabajo diverso e inclusivo. Como empleador que ofrece igualdad de oportunidades, todas las personas calificadas que apliquen serán consideradas para el empleo sin distinción de origen étnico, credo religioso, edad, sexo, género, orientación sexual, discapacidades, condición médica, estado civil u orientación política.SalvaguardaHIAS está comprometida con la protección de niños y niñas, de las personas adultas vulnerables y cualquier otra persona de cualquier daño causado directa o indirectamente por su contacto con HIAS. No toleraremos la explotación sexual, el abuso o cualquier forma de abuso o negligencia infantil por parte de nuestro personal o personal asociado. Se espera que todo/a candidato/a al que se le ofrezca un trabajo en HIAS, firme y se adhiera al Código de Conducta y a las Políticas de Salvaguarda de HIAS. Todas las ofertas de empleo estarán sujetas a referencias satisfactorias y controles de selección adecuados.
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