Coordinador/a de Sub-Oficina

El propósito de la posición de Coordinador/a de Sub-Oficina es representar y gestionar las acciones de HIAS en el Estado Bolívar, respecto a la implementación programática, presupuestal, de recursos humanos, seguridad, logística, administrativa, y el monitoreo y reporte de las actividades de los proyectos, de acuerdo con los objetivos, políticas, lineamientos y procedimientos de la organización.

1. Contribuir proactivamente a la elaboración/actualización de la estrategia de HIAS, así como, en su promoción e implementación en el Estado Bolívar.
2. Asegurar y coordinar la ejecución adecuada de las actividades y presupuestos de los proyectos de HIAS, de acuerdo con los criterios, lineamientos y las metodologías establecidas por la organización, bajo la supervisión de la Gerencia de Programas.
3. Promover y asegurar que las políticas y procedimientos de financieros, operativos, de recursos humanos y, tecnología se llevan a cabo de acuerdo a lo establecido por la organización, facilitando la implementación de las actividades.
4. Coordinar y supervisar al personal de las sub-oficinas de HIAS (personal técnico, administrativo, operativo), gestionar su desempeño y promover su capacitación.
5. Coordinar la planeación de actividades y monitorear la ejecución programática y presupuestal de los proyectos asignados a la localidad, participando en las actividades y revisando registros/expedientes, y otros medios de verificación de las actividades.
6. Liderar y orientar programáticamente al personal sobre los proyectos en ejecución en la localidad, así como, realizar retroalimentación y recomendaciones sobre la implementación de actividades y servicios.
7. Informar al equipo sobre el presupuesto asignado a las sub-oficinas y garantizar que se ejecuta en tiempo y forma, alineado a las actividades programáticas y requerimientos administrativos/operativos, para el cumplimiento de objetivos y alcance de las metas.
8. Revisar y garantizar que la información cuantitativa y cualitativa registrada, recolectada y reportada de las actividades de los proyectos ejecutados en la localidad es de calidad y sigue los lineamientos de la organización.
9. Elaborar los reportes de gestión y actividades de acuerdo a los requerimientos organizacionales y de los donantes, garantizando su veracidad y calidad.
10. Identificar e informar a la Gerencia de Programas sobre las acciones de mejora o ajustes necesarios en la ejecución de las actividades y del personal bajo su supervisión en la localidad.
11. Realizar verificaciones de gestión administrativa, financiera y operativa en la sub-oficina, asegurando que se siguen los procedimientos en los plazos establecidos y se cuentan con los soportes (internos y externos) dentro de los plazos establecidos.
12. Liderar reuniones de equipo y realizar seguimiento a los temas acordados.
13. Coordinar proactivamente con las distintas áreas de la organización la gestión de temas programáticos (áreas técnicas de programas), operativos, de recursos humanos y administrativos.
14. Reportar a la Gerencia de Programas y a los Departamentos correspondientes las necesidades operativas (adquisiciones, inventario, flota, mobiliario, etc), administrativas, financieras y necesidades de las sub-oficinas y del personal (formación, oficina, otros) para su respuesta o solución.
15. Verificar el registro y control de inventarios de activos fijos de las oficinas bajo su supervisión, realizado por el área administrativa.
16. Asegurar con el apoyo del departamento de Seguridad y la Gerencia de Programas, que el personal bajo su supervisión cumple la Política de Seguridad y procedimientos de seguridad de la organización.
17. Promover y velar por que las actividades y acciones de la organización y del personal en la localidad se alineen al código de conducta, políticas de salvaguarda (PEAS, infancia), política Anticorrupción, política Antidiscriminación de HIAS y a los principios humanitarios.
18. Proveer información clave de seguridad de la localidad a la oficina nacional y reportar de forma contingente cualquier incidente de seguridad y riesgo del equipo y oficinas bajo su coordinación.
19. Representar a la organización en espacios de coordinación interinstitucional, mantener relaciones con instituciones públicas, autoridades, organizaciones no gubernamentales, organizaciones locales, entre otros actores claves.

Profesional en Ciencias Sociales y afines.

Estudios de 4to nivel en gestión de proyectos, ciencias sociales (deseable).

Experiencia de 4 años en la coordinación e implementación de proyectos/programas en el contexto humanitario/ámbito social, con ONGs, organizaciones de la sociedad civil, agencias de Naciones Unidas u otras organizaciones similares.

Experiencia en las responsabilidades del cargo, en la coordinación e implementación proyectos sociales, psicosociales, de protección, entre otros, con poblaciones y comunidades vulnerables.

Experiencia en la ejecución de proyectos y programas dirigidos a personas con necesidades específicas y condiciones de vulnerabilidad, con enfoque centrado en la persona, de edad género y diversidad y estándares de protección en la acción humanitaria.

Conocimientos informáticos bajo sistema Windows, Office de Microsoft (Excel, Word, Power-Point), Bases de Datos, correo e Internet.

Experiencia en gestión de equipo y personal:

asignación de tareas, gestión del tiempo y supervisión de responsabilidades.

Habilidades de liderazgo, capacidad analítica, de organización y para trabajar bajo presión.

Habilidades para trabajar en equipo lograr consensos.

Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.

Habilidades interpersonales, para establecer trabajo colaborativo y alcanzar consensos.

Disponibilidad para viajar (50%).